Datenschutzordnung im THR e.V.

Präambel

Der Taekwondo Hochschulsport Rostock e.V. (THR e.V.) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwal-tung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) 2018 zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer-innen und Teilnehmern am Sportbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personen-bezogenen Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Turnierteilnehmer

  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Graduierungen, Gewichtsklasse, Lizenzen und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
  2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den übergeordneten Dachverbänden wie dem Landes- und Bundesverband, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
  3. Für die Organisation von Turnieren werden auf der Anmeldewebseite für Wettkämpfe (https://anmeldung.threv.de) die für die Teilnahme notwendigen Daten verarbeitet: Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsjahr, Graduierung, Gewicht sowie anmeldende(r) TrainerIn mit Vorname, Nachname, Login und Verein.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personen-bezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstal-tungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, und der ÜbungsleiterInnen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder TeilnehmerInnen werden den jeweiligen Mitarbeiter-Innen im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, ÜbungsleiterInnen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  • Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  • Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, ist an die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

    • § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

    Alle MitarbeiterInnen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, ÜbungsleiterInnen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

    § 8 Datenschutzbeauftragter

    Der Vorstand hat einen externen Datenschutzbeauftragen bestellt: Alexandre Hanft, Dr.-Markus-Str. 19, 13127 Berlin, datenschutz@threv.de.

    § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  • Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Webmaster des Vereins. Änder-ungen dürfen ausschließlich durch den Webmaster in Absprache mit dem Vorstand vorgenommen werden.
  • Der Webmaster ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  • Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmi-gung des Vorstandes nach § 26 BGB. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand nach § 26 BGB weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Webmasters, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internet-auftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

    • § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  • Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
  • Verstöße oder Hinweise auf (mögliche) Datenschutzverletzungen können über datenschutz@threv.de gemeldet werden.

    • § 11 Besuch des Webauftritts

  • Speicherung von Zugriffsdaten: Bei jedem Zugriff auf unseren Webseiten werden Zugriffsdaten in einer Protokolldatei auf dem Server unseres Providers gespeichert. Dieser Datensatz besteht aus Ihrer IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anforderung, dem Namen der angeforderten Datei, dem Dateinamen, von der aus die Datei angefordert wurde, der übertragenen Datenmenge und dem Zugriffsstatus, einer Beschreibung des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems sowie dem Namen Ihres Internet Service Providers. Diese Daten werden aus technischen Gründen erhoben. Eine Auswertung findet ausschließlich zu statistischen Zwecken und ohne Personenbezug statt.
  • Darüber hinaus findet kein weiteres Tracking oder Webanalyse statt.
  • Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z.B. Anmeldungen zu Wettkämpfen oder Anfragen, die Sie an uns als Websitebetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit “https://” beginnt und an dem Schloss-Symbol davor. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
  • Bei einem Besuch unserer Website speichern wir auf Ihrer Festplatte Cookies. Diese enthalten eine eindeutige Nummer, die außerhalb unserer Website keine Bedeutung hat. Die Cookies werden nach dem Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht (sog. session cookies). Die Cookies werden benötigt, um Ihnen bestimmte Leistungen und Angebote uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen - zum Beispiel, um Sie nach erfolgreicher Anmeldung in einem geschützten Bereich für die gesamte Dauer Ihres Besuches zu identifizieren und autorisieren. Sie haben das Recht und die Möglichkeit, Ihren Browser so einzurichten, dass er unsere Cookies ablehnt. In diesem Fall kann allerdings der Funktionsumfang unseres Internetangebots eingeschränkt sein.

    • § 12 Social Plugins von Facebook

    Wir verwenden Social Plugins von facebook.com, betrieben durch Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA. Die Plugins sind an dem Facebook Logo oder dem Zusatz "Facebook Social Plugin" zu erkennen. Wenn Sie z.B. den "Gefällt mir" Button anklicken oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information von Ihrem Browser direkt an Facebook übermittelt und dort gespeichert. Weiterhin macht Facebook Ihre Vorlieben für Ihre Facebook-Freunde öffentlich. Sind Sie bei Facebook eingeloggt, kann Facebook den Aufruf unserer Seite Ihrem Facebook-Konto direkt zuordnen. Auch wenn Sie nicht eingeloggt sind oder gar kein Facebook-Konto besitzen, übermittelt Ihr Browser Informationen (z.B. welchen Webseite Sie aufgerufen haben, Ihre IP-Adresse), die von Facebook gespeichert werden. Details zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten durch Facebook sowie Ihren diesbezüglichen Rechten entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook: http://www.facebook.com/policy.php. Wenn Sie nicht möchten, dass Facebook die über unsere Webseiten über Sie gesammelten Daten Ihrem Facebook-Konto zuordnet, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unserer Webseiten bei Facebook ausloggen.

    § 13 Betroffenenrechte

    Sie können jederzeit folgende Rechte ausüben:

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
    • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
    • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten,
    • Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen,
    • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns und
    • Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben.
    Sofern Sie dem Verein eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte benutzen Sie dafür den Kontakt transparenz@threv.de Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichts-behörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundes-land Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie z.B. unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

    § 14 Inkrafttreten

    Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 24.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

    § 15 Änderung der Datenschutzordnung

    Der Verein behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Angebote in der Datenschutzordnung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch der Website gilt dann die neue Datenschutzerklärung.